Prezados Colaboradores

O email como canal de comunicação interna

Posted in COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL, COMUNICAÇÃO INTERNA, SÉRIE by leobraganca on quinta-feira, 13 agosto, 2009

EXTRE 
Inicio a série de receitas falando de um prato essencial na comunicação interna: O email. Aliás, não é um prato. O email precisa representar algo menor, não em importância, mas em volume. Tal como um aperitivo.

O Email – Mudando o conceito

As empresas que sabem fazer comunicação são como a comida das nossas avós: Fazem de forma única, é algo sem explicação. É bom demais estar em contato com aquilo. Ficamos satisfeitos depois. No caso da comunicação, sentimos uma sensação de respeito, tamanho o cuidado que o trabalho recebe até chegar em nossa caixa de entrada.

O que acontece é que o excesso de emails tem causado indigestão nos funcionários. Então não vale mais exagerar. É preciso ser rápido e sucinto. Para preparar o email certo em seus comunicados internos nem é preciso receita, na verdade. São apenas algumas dicas para a comunicação não desandar:

- Substitua alguns emails por mensagens mais dinâmicas, em pop up. Isso vale em especial para comunicados de serviços de TI ou RH. A internet vai ficar fora do ar? É melhor piscar um pop up na frente da tela do computador, ainda que isso interrompa o trabalho dele, do que ficar um email pendente na caixa de entrada, que pode não ser lido a tempo e prejudicar o funcionário;

- Implante um serviço de “twitter interno” entre uma equipe (para maiores informações deste serviço, fale comigo). Com 140 caracteres, você vai perceber o quanto podemos dar nosso recado também dentro da empresa. Não vale em todos os casos, mas elimina muita informação desnecessária. Muita, acredite;

- Use e abuse dos links. Eles encurtam as mensagens, que nem sempre precisam ser explicadas em detalhes a todos;

- Dê sempre – eu disse sempre – um link, um email ou um ramal para informações complementares. Sempre, fui claro?;

- Mailings segmentados. Ou você quer receber mensagens direcionadas aos estagiários ou outro público que não seja o seu?;

- Redirecione mensagens sem importância de trabalho para a intranet. Disponibilize um feed (para maiores informações deste serviço, fale comigo) para o funcionário assinar e receber no email, se preferir. Informações de nascimentos de filhos de funcionários e cardápio do refeitório são exemplos;

- Não use imagens. Elas aumentam o tamanho do email . Mas utilize cabeçalhos de cores diferentes para cada área da empresa. Ainda que sua empresa tenha um manual de identidade visual rígido, procure diferenciar os emails por área de alguma forma. Isso cria uma identidade e uma organização mental por parte do leitor muito importante para a assimilação da informação de forma correta; e

- O tempero da vovó: Faça o assunto do email ser relevante, sempre. Use colchetes, separe assuntos mesmo que não construam uma frase etc. Palavras como “urgente” e “importante” devem ser usadas com muito cuidado. Não ache que frases curtas ou simplesmente o tema do email resolve. Pelo contrário, pode causar desinteresse imediato. Pior: Se for algo específico, e que não seja de seu interesse, o funcionário vai simplesmente se enchendo com as mensagens internas. Caixa alta? Nem vou responder. Veja alguns exemplos abaixo:

ERRADO

CERTO

Vale transporte [RH] Vale transporte – Casos de roubo e perda recentes
IMPORTANTE! ATUALIZAÇÃO AUTOMÁTICA DO ANTIVÍRUS HOJE 12HS [TI] [Importante] Atualização do antivírus amanhã 12h (no dia é só um pop up na tela, entre 30 e 60 minutos antes do horário agendado)
Reunião urgente com supervisores de área [Urgente] Reunião com supervisores (e direcionado ao mailing desse grupo, claro)
Comunicado Importante (o assunto desse tal comunicado importante. Sua empresa envia comunicados sem importância?)
Sobre o treinamento [RH] Treinamento xyz – Informações de transporte / alimentação / hospedagem
Falta de higiene nos banheiros [Serviços Gerais] Dependências do escritório
URGENTE – Informações do seu computador [Urgente] Envio de informações sobre seu computador
Prazo alterado do projeto w (LEIA) [Projeto ABC] Novo prazo (como assim dizer “leia”?)
Atualize seu endereço no RH [RH] [Importante] Atualização de seu endereço
Atualize seu endereço no RH – ÚLTIMO AVISO [RH] Seu endereço ainda não foi atualizado (para mailing específico dos atrasados)

 

Receita do Chef – O novo paradigma da leitura de emails na Nextel

Muita gente acredita que fazer comunicação é mandar um email, mas é muito comum que o envio de um email promova justamente o contrário, ou seja, o aumento do ruído na comunicação entre as pessoas. Esta é a opinião do na opinião do Vice-Presidente de RH da Nextel, Américo Figueiredo: "Não estou defendendo o fim do e-mail, o que seria algo insensato. Mas o que eu quero dizer é que assuntos complexos, que exigem debate, interação, o olho no olho para se evitar mal-entendidos, não podem ser tratados por e-mail. Nesse caso, as lideranças precisam sair de suas salas, visitar as pessoas, conversar com elas, ouvi-las e só depois das coisas terem sido debatidas e entendidas é que se pode encerrar o assunto em um e-mail", adverte.

Para Figueiredo, ótimas ideias foram sepultadas sob uma montanha de incompreensão por terem sido difundidas, inicialmente, por e-mail, gerando desencontros, incompreensão e resistências que terminaram por inviabilizar o projeto: "Nesse sentido, eu aconselharia as pessoas a evitarem o apelo fácil e enganador do e-mail, optando por debater suas ideias face a face com as pessoas na organização antes de formalizá-las em uma mensagem eletrônica. Se isso parece perda de tempo, com certeza o tempo perdido nos debates será economizado nas tentativas de explicar o que todo mundo entendeu errado", assinala.

O email precisa ser um complemento da comunicação. Não é o meio de se aproximar, é a consequência da aproximação. Os comunicados internos por email não podem se encaixar no exemplo dado por Figueiredo de aproximação das pessoas. Mas os demais casos sim. É preciso que sua equipe saiba trabalhar a comunicação interna para ela sair do virtual. O email precisa centrar-se nas relações do funcionário com o meio externo (clientes, fornecedores, candidatos etc).

Se possível, crie em sua empresa uma política de utilização do email. Eu já ofereci esta prática a algumas empresas e deu muito certo. Quando os funcionários percebem na empresa um movimento para diminuir seu volume de informações, faz muito bem para o clima social. Não é uma regra, nem uma ditadura. É uma questão de respeito com todos, que vivemos às voltas com nossa caixa de emails.

Qual será o seu tempero para melhorar a comunicação por email de sua empresa? Conte para mim nos comentários. Até a próxima receita.

EPCRC

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  1. […] Post do “Receitas de Comunicação Empresarial” – O uso do email – Oficina LinkedIn – Áudios de Nino Carvalho sobre monólogos das empresas no Twitter – Meu perfil […]


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